Ganz unabhängig wie groß Ihr Unternehmen ist, den Daumen immer am Zeit Ihrer Mitarbeiter zu haben, kann schwierig sein.

Kürzlich veröffentlichte Kessler International eine Umfrage, die ergab, dass fast 80 Prozent aller Beschäftigten in der Dienstleistungsbranche und im Einzelhandel auf die eine oder andere Weise Zeit von Ihrer Firma „gestohlen“ haben. Die „gestohlene Zeit“ ist fast immer gleichbedeutend dafür, dass die Mitarbeiter ihre Stunden falsch angeben, dass sie von ihren Kollegen ein- oder ausgetragen werden oder, dass sie nach Dienstschluss im Dienst bleiben, selbst wenn sie nicht arbeiten.

Während Sie die Zeit und Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter manuell oder über ein automatisiertes System verfolgen können, haben beide Systeme ihre Vor- und Nachteile. Lesen Sie weiter, und finden Sie heraus, welches System Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Vor- und Nachteile automatisierter Systeme gegenüber manuellen Anwesenheitssystemen

Genauigkeit

Bei einem automatisierten System gibt es keine menschlichen Fehler. Wenn Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter manuell erfassen, melden Ihre Mitarbeiter in der Regel ihre Stunden, nachdem sie sie gearbeitet haben. Dies erhöht nicht selten die Wahrscheinlichkeit einer ungenauen Berichterstattung.

Dabei ist es nicht immer eine schlechte oder betrügerische Absicht, die zu solchen Fehleinträgen führt. Vielleicht hat er tatsächlich die Ein- und Auszeiten falsch eingeschätzt oder vergessen. Auf der anderen Seite, eine unleserliche Handschrift könnte es für die Lohnverrechnung schwierig machen, die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu ermitteln.

Bei der manuellen Berichterstattung verlässt sich Ihr Unternehmen im Grunde auf das Ehrensystem. Dieses System kann missbraucht werden, was zu Zeitdiebstahl führen kann.

Ungenaue Aufzeichnungen können einer Organisation viel Geld kosten und können auch gegen Arbeitsgesetze verstoßen, was teure Bußgelder zur Folge haben kann. Die Vorschriften erfordern, dass der Arbeitgeber die Anwesenheitszeiten seiner Mitarbeiter erfasst und die erforderliche Entschädigung für alle zusätzlichen Arbeitsstunden bezahlt.

Erhöhte Produktivität

Unternehmen, die eine manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung verwenden, verbringen in jeder Lohnperiode mehrere Stunden damit, Zeitkarten zu sammeln, unleserliche Daten von Hand erneut einzugeben, zu faxen, zu telefonieren und die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu bearbeiten. Wenn Sie ein automatisiertes Zeit- und Anwesenheitssystem, wie z.B. Novatime, einsetzen, dauert der Abrechnungsprozess nur wenige Minuten pro Lohnperiode.

Einsparung

Mit einem automatisierten System sparen Sie Stunden bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und vermeiden Zeitdiebstahl, wodurch sich Ihr Endergebnis verbessern wird.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Ein automatisiertes Zeit- und Anwesenheitssystem garantiert nicht, dass Sie alle arbeitsrechtlichen Vorschriften einhalten. Die über das System erfassten Daten können sicherstellen, dass Sie die Informationen zur Hand haben, die Sie zur Einhaltung aller arbeitsrechtlichen Vorschriften benötigen. Mit einem automatisierten Zeiterfassungssystem haben Sie die Möglichkeit, Berichte schnell abzurufen. Auf diese Weise erhalten Sie alle Informationen, die Sie benötigen, falls Sie jemals einer Prüfung durch das Arbeitsministerium unterzogen werden.

HR-Lösungen

Die Automatisierung Ihrer Zeit und Anwesenheit hilft Ihnen zwar, Zeit und Geld zu sparen, hat aber auch einige Nachteile. Sie werden sich nach einem System umsehen müssen, das all Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Jedes System ist anders, daher ist es wichtig, eines mit allen Funktionen zu finden, die Sie benötigen.

Außerdem müssen Sie und Ihre Mitarbeiter sich in das neue System einarbeiten. Daher kann es einige Zeit dauern, bis sich jeder an das neue System gewöhnt habt. Zusätzlich gibt es in jedem Betrieb immer den einen oder anderen Mitarbeiter, inklusive des Lohnverrechners, der sich gegen Änderungen resistent zeigt.

Sobald die Mitarbeiter jedoch sehen, wie einfach und leicht das neue System zu handhaben ist und wie viel mehr Informationen sie im Vergleich zu einem manuellen System zur Verfügung haben, werden sie sich gerne einarbeiten.

Eine automatisierte Zeiterfassungslösung ist einfach zu bedienen und einfach einzurichten. Sie sind benutzerfreundlich und werden Ihnen die täglichen Aufgaben leichter machen, als es ein manuelles System je tun hätte können.

Ein Anwesenheitsmanagementsystem, das sich mit Ihrer Gehaltsabrechnung synchronisiert, macht diesen Prozess einfacher und nahtloser.

Vorteile der Biometrie

Genauigkeit

Biometrische Zeiterfassungssysteme arbeiten mit physischen Merkmalen wie Netzhaut, Handvenen, Fingerabdrücken u. a., die Ihnen immer, überall und jederzeit präzise dienen.

Verantwortlichkeit

Biometrische Sicherheit erfordert Ihre direkten Interaktionen, um sich einzuloggen oder das Sicherheitssystem zu passieren. Dies ermöglicht die vollständige Rechenschaftspflicht für all Ihre Aktivitäten.

Bequemlichkeit

Passwörter sind nicht immer leicht zu merken und können vergessen werden. Im Falle von biometrischen Zeiterfassungssystemen brauchen Sie keine Ausweise; Sie müssen sich nichts notieren und auch nichts merken.

Skalierbarkeit

Die Biometrie ist eine hoch skalierbare Lösung. Biometrische Technologien werden in vielen Sicherheitssystemen von Banken, Regierungsprojekten, Personalverwaltung usw. eingesetzt. Dies ist aufgrund der Skalierbarkeit ihrer Lösungen möglich.

Nachteile

Fehlerquote

Biometrische Maschinen sind nicht 100 % sicher und können Fehler machen. Das kann durch eine Falschrückweisungsrate und Falschakzeptanzrate geschehen.

Körperliche Behinderung

Bedenken Sie, dass Sie möglicherweise einen Mitarbeiter haben, bei dem ein Fingerabdruck-/Iriserkennungsgerät aufgrund einer Behinderung nicht funktionieren würde. Es wäre unangemessen und beleidigend, den betreffenden Menschen mit solch einem Gerät zu konfrontieren.

Schwierigkeit beim Scannen

Bei einigen biometrischen Geräten wie Fingerabdruck- oder Iris-Scan können Schwierigkeiten beim Scannen auftreten. Dies kann aus verschiedenen Gründen passieren, z. B. verschwitzte Finger, Wimpern, Kontaktlinsen, Augenlider und Reflexionen von der Hornhaut. Dies ist ein relativ häufiges Problem, was diese Geräte weniger verlässlich macht.

Aus diesen Gründen kann es sein, dass Iris- oder Fingerabdruck-Scans nicht so verlässlich in der Anwendung sind.